Minutes from the Annual General Meeting
2004
minutes from the annual general meeting (AGM) of the
denmark-lesotho
network (DLN),
september 18, 2004.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning 2004
3. Beretning fra arbejdsgrupper
a. Informations-gruppen
b. Projekt-identifikations-gruppen
c. Fundraising-gruppen
4. Aflæggelse af regnskab
5. Indkomne forslag
6. Vedtagelse af budget
7. Valg af bestyrelse og revisorer - udpegning af folk til
arbejdsudvalg
8. Evt.
Formand Keld Stevnsboe Nielsen bød velkommen til de 18
fremmødtemedlemmer og åbnede mødet med første punkt på dagsorden,
hvorefterordet blev givet til dirigenten.
Ad 1) Valg af dirigent og referent
Dirigent: Laurids Green
Referent: Karina Ruby
Laurids Green erklærede generalforsamlingen for lovligt varslet og
indkaldt.
Ad 2) Bestyrelsens beretning 2004
Keld S. Nielsen præsenterer bestyrelsens beretning for 2004, se
bilag 1. Hovedtrækkene er:
Der er i det forgangne år sket noget i DLN, små fremskridt, men
deter gået langsomt. De tre udvalg, som blev nedsat ved GF-2003,
har alleværet mere eller mindre aktive. For at styrke kontakten
mellembestyrelse og udvalg foreslås dog en ændring af strukturen,
så der erudvalgs-repræsentanter i bestyrelsen. Bestyrelsen bør
udvides til 4medlemmer og holde min. 6 møder årligt. Det har knebet
lidt med gejstenimellem møderne, hvilket ikke er godt nok, for
foreningens overlevelseafhænger af, at nogen vil gøre en
kæmpeindsats. Groupcare somdiskussionsforum på internettet kunne
lette kommunikationen på tværs aflandsdele. Desværre er kontakten
til Lesotho lidt sporadisk, vi harbehov for at styrke netværket i
Lesotho. En metode kunne være at lavenyhedsbreve og andre
skrivelser på engelsk.
Ad 3) Beretning fra arbejdsgrupper
a) Informationsgruppens beretning
2004:
Michael Hansen fremlagde info-gruppens beretning.
NyhedsbrevetLumela.dk er udkommet tre gange, og der er oprettet en
hjemmeside påwww.lumela.dk, hvor nyhedsbrevet og mødereferater er
tilgængelige foralle. Info-gruppen har fint kunnet samarbejde via
e-mail uden at mødesfysisk, så her er medlemmernes geografi uden
betydning. Redaktør afavisen Mopheme, Lawrence Keketso, har fået
tilbudt 1000,- kr. for atskrive en artikel om situationen lige nu i
Lesotho, også de positivenyheder, men han har ikke overholdt
deadline. Derfor er det sidsteLumela.dk temmelig tyndt. De første
to nyhedsbreve indeholdt en delgenerel nyhedsstof fra Lesotho, men
er det det, der skal være i voresnyhedsbrev? Det burde vel være
mere information om, hvad der sker iDLN? Er det spild af penge at
have en hjemmeside, hvis den primært erarkiv for mødereferater og
et nyhedsbrev, som alle alligevel fårtilsendt via post eller
e-mail? Info-gruppen vil gerne have lidtrespons - hvad ønsker
medlemmerne egentlig at læse om i nyhedsbrevet,og hvad gør vi med
hjemmesiden?
b) Projekt-identifikations-gruppens
beretning
Karsten Lund fremlagde PI-gruppens beretning. I løbet af
efteråretkom der an ansøgning fra Lesotho Preschool and Daycare
Association(LPDCA - en børnehave-uddannelses-organisation), så der
inden jul varkontakt fra 4 organisationer:
Beautiful Gates (et børnehjem), Transformation Ressource
Centre(TRC - en menneskerettighedsorganisation), Rural Selfhelp
DevelopmentAssociation (RSDA - en landbrugsorganisation) og
LPDCA.
Kun RSDA havde indsendt en brugbar projektbeskrivelse, så det
blevbesluttet at udforme en ansøgningsformular, som ansøgere
fremover skalbruge. Den blev færdig i februar og distribueret i
marts, da Karstenvar i Lesotho. Han lavede der en aftale med
Lesotho Council of NGOs(LCN) om, at de har ansøgningsformularerne
liggende og forsøger at deledem ud til relevante potentielle
ansøgere i Lesotho. Desuden viltidligere MS PAB-formand professor
Tumelo Tsikoane gerne værebehjælpelig med formidling af
kontakt.
I løbet af foråret kom der et par ansøgninger, så dags dato har
viudfyldte ansøgningsskemaer fra Lesotho Child Counseling Unit
(LCCU),LPDCA og Chaplin Athletics Development Club (CADC). Disse
ansøgningerer klar til behandling, skønt de er mangelfulde. Vi
mangler dog atsende bekræftelse på modtagelse af
ansøgningerne.
PI-gruppen er mødtes fire gange i det forløbne år, dog
aldrigfuldtalligt. Der er forsøgt arrangeret møder med
fundraising-gruppen,men det er ikke lykkedes.
c) Fundraising-gruppens beretning
Claus Løschenkohl fremlagde fundraising-gruppens beretning. Der
erikke blevet søgt nogle midler endnu til støtte af projekter i
Lesotho,materialet er mangelfuldt og ikke godt nok til at søge
penge ud fra.Det er en uhensigtsmæssig opdeling af
projektidentifikation ogfundraising, strukturen bør diskuteres. Det
er svært at mødes på krydsog tværs af DK, måske bør geografien
medtænkes, når en arbejdsgruppesammensættes. Det er dog ikke kun
derfor, de er sket så lidt;samvittigheden er dårlig - der skal
arbejdes anderledes konstruktivt idet kommende år.
Diskussion på baggrund af beretningerne
Først var der diskussion af info-gruppens arbejde:
Der var generel enighed om, at gruppen har leveret et godt
stykkearbejde, medlemmerne er glade for at modtage nyhedsbreve.
Følgendebemærkninger faldt:
- At få et nyhedsbrev giver en følelse af at være med i
enforening. - Det er dejligt med pluk fra forskellige nyheder i
ogomkring Lesotho, man har i det daglige ikke tid til selv at
opsøge dem.- Specielt for de medlemmer, som aldrig selv har været i
Lesotho, erdet godt og informativt med nyheder fra landet. - Under
de kortenyhedspluk kunne der være tips om links til mere info. - Vi
kunne godtlave nyhedsbrevet på engelsk, så også Basotho'erne kan
læse det. - Detville være ok med et mix af dansk og engelsk i
nyhedsbrevet. - Der skalnok komme mere nyt fra de andre
arbejdsgrupper efterhånden, som kanfylde lidt i nyhedsbrevet. - De
projekter, vi støtter, kunne jo levereinformation om dem selv og
Lesotho til nyhedsbrevet.
- Hjemmesiden er vigtig, vi skal endelig beholde den. -
Hj.sidenbør være på engelsk. - Der kunne være link til danske
indlæg påhj.siden, så den er mest engelsk. - Hjemmesidens navn er
svært, kunerfarne Lesotho-farere kender ordet lumela; det ville
være bedre meddln.dk. - Lumela.dk er et godt navn, og det er
ligegyldigt om det ersvært, for en søgemaskine vil nemt finde det
alligevel, hvis man søgerpå Denmark Lesotho Network. - Der bør være
et virksomt link til DLNshjemmeside på uland.dk, da mange sikkert
vil gå den vej.
- Groupcare kan erstatte eller supplere hjemmesiden. - Vi
børindføre groupcare som et intern diskussionsforum på internettet.
- Keldvil gerne hjælpe os i gang med groupcare.
- Engelsk skal generelt være sproget i DLN, i alt fald, hvis
vimener ordet 'netværk' alvorligt. - Vi kan lave referater fra
møder pådansk og så lave et resumé på engelsk. - Det er også et
spørgsmål om,hvorvidt vi er en dansk hygge-nygge-forening, eller om
vi vil slå osstørre op og række længere ud. - Vi kan være både
hyggeforening ogåbent netværk.
- Bruger vi egentlig Lesothos ambassade i DK? De kunne
måskedeltage i vores generalforsamling. - Vi skal bestemt have
oprettetkontakt til ambassaden. - Vi kunne gøre generalforsamlingen
merespændende ved at invitere folk til at give indlæg om/fra det
sydligeAfrika.
Diskussionen drejede sig derefter om projekter:
Der var generel enighed om, at strukturen i organisationen
børændres, projekt-identifikations-gruppen og fundraising-gruppen
børlægges sammen til én gruppe, nemlig projekt-udvalget.
Følgendebemærkninger faldt:
- De to grupper skal slås sammen og sammensættes efter geografi,
sådet er muligt at mødes. - Beslutningskompetencer bør afklares,
det erpt. ikke klart. - Mest mulig kompetence til arbejdsgruppen
for ataflaste bestyrelsen. - Den nuværende struktur er for langsom
og fortræg, der bør være en repræsentant fra hver arbejdsgruppe
ibestyrelsen. - Ét bestyrelsesmedlem bør være ansvarlig for
hverarb.gruppe. - I hvert fald bør én fra bestyrelsen være
ansvarlig forprojekter og indgå i projekt-gruppen. - Bestyrelsen
alene bør væreansvarlig for projekter, så der er kort vej og hurtig
handling. - Nogleprojekter kan være personbundne, således at en
person med kontakter ogviden kan udnyttes som tovholder i en
bestemt sag. - Projekt-gruppen erden vigtigste gruppe i foreningen,
den står for hele vores formål. Dervar enighed om denne
model:
Bestyrelsen består af 4 medlemmer; ét bestyrelsesmedlem
erfuldgyldigt medlem af projekt-gruppen og ansvarlig for
projektdelen, étbestyrelsesmedlem er ansvarlig for kontakten til
info-gruppen, desidste to er alm. bestyrelsesmedlemmer. Der skal
dog være kontaktmellem bestyrelsen og festudvalget samt andre
arb.grupper, som evt.måtte opstå.
- Vi gør det nu i små charity-tanker, næsten for småt, vi bør
skuelidt større. - Det er ganske vist småtteri, vi beskæftiger os
med, mendet er realistisk med den økonomi vores forening har. -
Småt er ok, sålænge vi er nye og øver os og endnu ikke har vist, at
vi magter de småprojekter. - Vi bør ikke lade os bremse af vores
beskedne budget, forvi kan få midler til administration, hvis vi
søger penge gennemProjektrådgivningen. - Vi kan kræve 10% til adm.,
når vi formidlerstøtte til et projekt. - Vi kan have forskellig
tilgang til forsk.projekter afhængig af, om de er store eller
små.
- Hvordan holder vi kontakten til Lesotho? - Vi kan spørge
DK-Ghanaforeningen, hvordan de gør, de har lang tids erfaring med
at holdekontakt til landet. - Tsikoane tilbød sig i april som
formidler afkontakt til nogle af de tidligere stærke MS-partnere,
som måske kunnebruges som kontaktpersoner i Lesotho. Hvorfor har vi
ikke tagetstilling til det tilbud? - LCN kan formidle kontakt, men
vi bør lave enskrivelse om DLNs målgruppe, så de ved, hvem de skal
formidle kontakttil. - At der er to ender på netværket bør
synliggøres via kontakter iLesotho, evt. via gamle fastboende
danskere dernede. - Hjemmesiden ervigtig, og ansøgningsformularen
bør kunne hentes der. - Vi bør arbejdemed en NGO i Lesotho, så
skabes der kontakter ad den vej. - Resultatervil give kontakter;
når først vi har formidlet støtte til et projekt,vil det formentlig
rygtes i Lesotho. - Skal vi have lavet den brochurepå engelsk? -
Hvordan monitorerer vi, hvad pengene rent faktisk bliverbrugt til,
hvis vi formidler støtte til et projekt i Les.? - Denbevilgende
myndighed vil angive, hvordan der skal monitoreres; de
vilformentlig give penge til mon. også.
Bestyrelsens beretning blev godkendt.
Arbejdsgruppernes beretning blev godkendt.
Ad 4) Aflæggelse af regnskab
Kasserer Karen Steffensen fremlagde DLNs regnskab. Se bilag
2.
Revisor Claus Løschenkohl havde nogle rettelser og kommentarer;
vibør blive bedre til at lave regnskab. Kontingent-indbetaling er
ikkehelt klar, hvorfor kan beløb som 150,- kr. optræde? Hvis det
ersolidaritetsbidrag bør det fremgå tydeligt i en særlig rubrik.
Det børfremgå tydeligt, hvem der indbetaler hvornår. Bilag bør have
numre,gerne forsk. farve for indtægt og udgift. To
bestyrelsesmedlemmer børattestere en udbetaling. Vi er nødt til at
have et ordentligt ogprofessionelt regnskab for at kunne søge penge
andre steder.
Regnskabet blev godkendt.
Ad 5) Indkomne forslag
Bestyrelsen havde fremsendt forslag om ændring af vedtægternes
§4og §5. Forslaget blev diskuteret og vedtaget med følgende
ordlyd:
§4 ændres til:
Generalforsamlingen vælger bestyrelsen. Bestyrelsen består af
4medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen, således at 2 medlemmer
er påvalg hvert år. Der væges 2 suppleanter. Suppleanter vælges for
1 år.Afgår et bestyrelsesmedlem i utide, indtræder 1. suppleanten
ibestyrelsen som fuldgyldigt medlem.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og
sekretær.
§5 sidste afsnit ændres til:
Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal.
Vedstemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen
erbeslutningsdygtig, når 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede.
Bestyrelsennedsætter arbejdsgrupper til at varetage konkrete
arbejdsopgaver iforeningens interesse. Hver arbejdsgruppe kan sende
en repræsentant tilbestyrelsesmøderne.
Ad 6) Budget for 2005
Karen Steffensen fremlagde budget for 2005. Der var en kort
diskussion med følgende bemærkninger:
- Et pænt overskud, hvad sættes der af til medlemshvervning? -
Vikunne henstille et beløb hvert år til foreningen. - En
fundraising-festkunne indbringe penge til foreningens drift. -
Arbejdsgrupperne børindstille deres budget med forventede udgifter
i 2005 til bestyrelsen.
Budgettet for 2005 godkendes og arbejdsgrupperne bedes indstille
deres budget-ønsker for 2005.
Ad 7 Valg af bestyrelse og revisorer
Af de afgående bestyrelsesmedlemmer var kun Karen Steffensen
villigtil genvalg. Keld S. Nielsen og Ninne Ildvedsen ønskede ikke
genvalg.Ingen af de tilstedeværende medlemmer var særlig villige
til at stilleop til bestyrelsen eller til arbejdsgrupperne, men til
sidst blevfølgende konstellation dog fundet:
Bestyrelse: Karen Steffensen, Helga Halck Højsager, Daniella
Hansen, Karina Ruby
Suppleanter: Ninne Ildvedsen og Karsten Lund
Revision: Claus Løschenkohl og Preben Eskerod
Projekt-udvalg: Claus Løschenkohl, Karsten Lund, Laurids
Green
Info-gruppe: Michael Hansen, Peter Rathmann, Karina Ruby, Keld S.
Nielsen
Festudvalg: Anne Andersen, Peter Rathmann og Ulla Abildtrup
Ad 8) Eventuelt
Ninne Ildvedsen overbringer en hilsen fra Bodil Mathiesen, som er
i Mozambique med MS.
Else Hansen er i Zimbabwe med MS, men kommunikationen er svær
derfra for tiden.
Karsten Lunds video fra Lesotho i marts i år blev vist. Der
varmange kære gensyn med kendte folk, steder og stemninger i
Lesotho.
Karina Ruby, sept. 2004.